En este post vamos a ver de la manera más simplificada posible para qué son y cómo funcionan los espacios de trabajo de Google Tag Manager.

¿Qué son las áreas o espacios de trabajo de GTM?

Los workspaces o espacios de trabajo son la respuesta de Tag manager a esos escenarios de colaboración entre empresas o personas de un mismo equipo en que se necesita llevar dos ritmos de publicación diferentes. Por ejemplo:

• Un Área de Trabajo por defecto o Default Workspace para los cambios del día a día (instalar píxel de facebook, twitter, ads, etc.).
• Otro Espacio de Trabajo o Espacio 2 para ir generando ciertas mediciones avanzadas (por ej. clics, formularios, pestañas, pop ups, etc.), sobre todo cuando este tracking se puede demorar en el tiempo y deseamos dejarlo a medias, mientras seguimos operando en el otro espacio de trabajo como si nada de ello existiera.

¿Cómo funcionan las áreas de trabajo de Tag Manager?

Comenzamos por crear un segundo espacio de trabajo (en la versión gratuita de Google Tag Manager, podemos trabajar hasta con 3 a la vez).

Vamos introduciendo nuevos cambios en el Espacio 2. Por ejemplo he creado dos etiquetas HTML híper sencillas, cada una solo con texto plano en Test 2.1 pone «Prueba 2.1» y en Test 2.2 pone «Prueba 2.2».

En el Default Workspace tenemos creadas las siguientes equivalentes y con la misma lógica:

¿Qué ocurre si publico el Default Workspace o Área de trabajo por defecto?

Si lo hago, se publica y sube a producción el Espacio de trabajo por defecto, con únicamente las dos etiquetas 1.1 y 1.2, como es de esperar. ¿Y qué ocurre con el otro y con los cambios? ahora lo vamos viendo :)

Para empezar, al volver del resumen de versiones y a darle en GTM al menú Área de trabajo, ya directamente vemos que siguen existiendo los dos workspaces y se nos fuerza Tag Manager a seleccionar hacia qué espacio de trabajo queremos ir. Esto ocurrirá siempre que entremos en un contenedor o área de trabajo con diferentes espacios alternativos.

Vemos también que hay 0 cambios respecto a lo publicado en Default Workspace (pues lo acabamos de publicar) y que, mientras tanto, hay 2 cambios o diferencias en el Espacio 2 (las tags 2.1 y 2.2).

Veamos la vista previa sobre cualquier sitio, por ej. con el plugin Tag Manager Injector. Los textos dentro del HTML que introducimos con estas tags aparecen abajo del todo a la izquierda, en pequeñito. Si estás con la vista previa, tendrás que minimizarla para verlos.

Si entro en cada uno de los espacios de trabajo veré lo siguiente:

¿Qué hacer para actualizar un área de trabajo ya desactualizado?

Pincho en el botón ACTUALIZAR en la zona azul sobre los números, o bien abajo que sale un alert gris.

Me sale esto y debo pinchar de nuevo en actualizar:

Fijémonos en esta frase: Esta operación no sobrescribirá ningún cambio hecho en esta área de trabajo.

Al hacerlo así, se actualiza todo OK sin entrar en ningún conflicto, y al volver al área de trabajo, pondrá esto abajo, un resumen con los cambios realizados:

Este ejemplo era muy sencillo porque he publicado el espacio predeterminado y porque además no había cambios que chocaran entre sí, ni elementos modificados, ni nada así.

¿Qué ocurre si publico el Área o Espacio de Trabajo 2?

La cosa se va poniendo más emocionante… Recordemos, tenemos un área de trabajo publicado con solo dos tags: Tags 1.1 y 1.2. Y ahora vamos a publicar otra diferente, donde tenemos todas las tags tras la actualización realizada: tags 1.1, 1.2, 2.1 y 2.2.

¡ATENCIÓN! Vuelo a pinchar en ÁREA DE TRABAJO y ya no me pregunta qué Workspace elijo, sino que me lleva directamente a Default Workspace, y si pincho en el menú de Worskpaces, veo que solo tengo uno activo. ¿Qué ha pasado?

Resultado: En este ejemplo, pasan a estar tanto en el contenedor online publicado, como en el único espacio de trabajo vigente, las 4 etiquetas creadas.

¿Qué ocurre si publico cambios que chocan con los de la otra área de trabajo existente?

Para hacer un ejemplo sencillo y no seguir aquí hasta el infinito (si quieres más, haz mi curso xd), vamos a modificar una de las etiquetas en un nuevo Espacio TROLL, que sabemos que va a entrar en conflicto con una ya existente:

¿Qué ocurre si ahora publico el espacio Troll, habiendo cambiado el contenido de una etiqueta ya existente?

Recordemos que siempre tras publicar tenemos esta opción de mirar los cambios: (pinchando en el apartado Cambios de la versión, sobre la etiqueta Tag 2.1)

Estos son los cambios que se han producido:

Al volver al área de trabajo, me vuelve a salir que no está actualizado, y si doy a actualizar sale así y debo dar de nuevo a ACTUALIZAR:

Vemos que sin más GTM sustituye el contenido inicial de la etiqueta 2.1 por el nuevo: Esta etiqueta es una prueba para mostrar qué hace GTM en caso de conflicto.

Total, se modifica el elemento que choca, ni nos sugiere revisar ni nada de eso, y ¿dónde vemos los cambios? en el resumen de la versión.

Es un poco mosqueante que vuelve a aparecer:  Esta operación no sobrescribirá ningún cambio hecho en esta área de trabajo.

¿Cómo podemos ver antes de aplicar los cambios del nuevo workspace que publicamos, el detalle de cambios?

A veces, quizá no recordemos muy bien por haber pasado el tiempo, qué versión de una misma etiqueta nos puede interesar mantener, si tenemos varias posibilidades entre los distintos espacios de trabajo. Hablo de una situación previa a la anterior, donde machacábamos el contenido de una etiqueta en un workspace y lo publicábamos.

Por poner un último ejemplo, he creado un Espacio TROLL 2, donde únicamente creo un activador nuevo DOM Preparado y se lo asigno a la etiqueta 1.1.

A la hora de ir a publicar el Espacio TROLL 2, como siempre que publicamos, aparecen los cambios abajo, en el pop up de confirmar cambios. Pues bien, cuando andamos trabajando con varios espacios, este pop up, resulta ser mucho más relevante. Podemos ir revisando cambio a cambio:

La revisión o descarte del cambio, puede hacerse desde dentro del propio elemento, si pinchamos en su nombre:

O desde fuera:

A continuación voy a pinchar en VER LOS CAMBIOS.

De esta manera, de nuevo me muestra el detalle de los cambios, pero esta vez de los cambios que están por aplicarse:

En los últimos ejemplos, estoy todo el rato modificando cosas en el espacio 2 o troll, y dejando el Default Workspace sin cambiar nada.

¿Qué ocurre si hago un cambio en Default Workspace, lo olvido y voy a machacarlo sin querer al publicar otro workspace distinto?

En este caso, solo he hecho una mini modificación en una etiqueta del Default Workspace:

Luego voy y creo Prueba TROLL 3, y lo publico sin cambios (fíjate que en el pop up de confirmar publicación no salen):

Al volver al Default Workspace, el escenario es más complejo:

• Hay un cambio en dicho workspace SIN aplicar ni publicar (Tag 1.2)
• Tengo cambios por actualizar respecto a la última publicación (que es el TROLL 3, versión idéntica al Default, pero sin hacer nada en la 1.2)

¿Qué pasa si publico un área de trabajo con «menos cambios» que el Default Workspace?

Google Tag Manager gestiona eso manteniendo el cambio o cambios del Default Workspace intactos, pero sumando los realizados en el que acabamos de publicar…

Este cambio de la Tag 1.2 se «traslada» al nuevo Default Workspace, tras la publicación de la versión TROLL 3 tal cual (con la 1.2 sin modificar). Por tanto, si quiero aplicar también el cambio susodicho, debo volver a publicar, pero esta vez el Default Workspace… será en ese punto donde me ofrezca revisar el cambio, en el pop up de confirmar publicación.

En conclusión, a mi ver un poco costosa la comprensión inicial y la primera utilización de Workspaces, aunque después es muy recomendable. Sobre todo su uso para el típico caso de diferentes ritmos de publicación con el que arrancamos el post.

Espero que no te hayas mareado mucho al leer tanto cambio y tantas veces espacio o área de trabajo jaja. Esta era una revisión exhaustiva que tenía ganas de hacer sobre la funcionalidad Workspaces de Tag Manager. Y aquí os la dejo de regalo navideño. ¡Espero que sea útil! Si te ha gustado, comparte, y si quieres más, anímate a hacer mi curso de Analytics y Google Tag Manager, tendrás mis apuntes actualizados más 2 meses de soporte por email/foro :D

Gracias por leer!!! :)